檔案的本質(zhì)屬性是原始記錄，一方面表現(xiàn)在檔案的內(nèi)容上，另一方面表現(xiàn)在檔案的形式上，如當(dāng)事人的手抄本、領(lǐng)導(dǎo)的親筆簽名等，都表現(xiàn)出真正的原創(chuàng)性。也正是檔案的原始記錄，使得檔案具有了法律文書的功能。然而，在OA辦公自動化系統(tǒng)中，電子文檔的原創(chuàng)性很難得到體現(xiàn)。如何確定電子文件的原始記錄和憑證功能，電子文件是否可以作為檔案，是否具有法律憑證功能等。，已成為檔案界的新課題。

制定包括電子文件的形成、積累、整理、識別、歸檔、利用、統(tǒng)計和保護(hù)等管理辦法，確保真實有效地對歸檔電子文件進(jìn)行質(zhì)量檢查，并從歸檔電子文件的特點出發(fā)，制定管理辦法應(yīng)注意的問題:電子文件的存儲載體。電子文件的存儲載體有很多種，如磁帶、磁盤、光盤等。

磁帶是利用磁性材料記錄和存儲信息的介質(zhì)。在制作磁帶的過程中，需要利用磁鐵的特性。磁鐵是能產(chǎn)生磁場的物質(zhì)，磁場的特點是有磁性，能吸引含鐵物質(zhì)。使用磁鐵，可以在磁帶上形成磁性區(qū)域，可以表示不同的信息(如音頻、視頻等。)并能被讀寫頭讀寫。讀寫頭可以利用磁鐵的磁特性來檢測磁區(qū)的變化，并將其轉(zhuǎn)換成數(shù)字信號，從而讀寫信息。

磁帶是常見的數(shù)據(jù)存儲設(shè)備，利用磁鐵的磁性特點。磁帶存儲數(shù)據(jù)時，通過記錄磁帶表面磁性涂層上的磁場，不同方向的磁場可以表示不同的二進(jìn)制值，從而實現(xiàn)數(shù)據(jù)的存儲和讀取。磁鐵的磁特性是指在外部磁場的作用下，它可以具有一定的磁性。這個特性廣泛應(yīng)用于數(shù)據(jù)存儲和傳輸。通過向磁性涂層施加外部磁場，可以在磁帶中記錄二進(jìn)制信息。

7.1 歸檔要求文件形成部門或信息管理部門應(yīng)定期向檔案部門移交符合歸檔要求的電子文件，并按檔案管理要求的格式保存在符合保存期要求的線下載體上。7.2鑒定7.2.1電子文件的鑒定應(yīng)包括對電子文件的真實性、完整性和有效性的鑒定、密級的確定、范圍歸檔和保存期的劃定。7.2.2 歸檔前，文件形成單位按規(guī)定項目對電子文件的真實性、完整性和有效性進(jìn)行檢查，負(fù)責(zé)人簽署審核意見，并將檢查和審核結(jié)果填寫在《-0/電子文件交接和接收檢查登記表》(見附錄A表A.3)中。

7.2.3電子文件歸檔的范圍參照國家關(guān)于紙質(zhì)文件歸檔的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，應(yīng)包括相應(yīng)的背景資料和要素數(shù)據(jù)等。7.2.4電子文件的保管期限劃分和分類，參照國家關(guān)于紙質(zhì)文件材料的分類和保管期限的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。電子文件的背景信息和人民幣數(shù)據(jù)的保存期限應(yīng)與內(nèi)容信息的保存期限一致。

隨著光盤價格的大幅下降，光盤已經(jīng)成為價格最低的電腦數(shù)據(jù)存儲介質(zhì)，而全球80%的光學(xué)頭和70%的小機(jī)芯都產(chǎn)自中國。尤其是2003年國際藍(lán)光光盤標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，單個磁盤的存儲容量可以達(dá)到50GB，越來越多的政府機(jī)關(guān)和公共事業(yè)單位、大中型企業(yè)、報刊出版社、廣播電視臺、銀行、學(xué)校、圖書館、檔案館(室)、資料室進(jìn)行網(wǎng)上查詢，以光盤的形式存儲和分發(fā)信息(計算機(jī)程序、數(shù)據(jù)、書刊等)。